确认退货原因：首先需要与供应商或相关部门确认退货的原因。退货原因可能包括产品质量问题、数量错误、交货延误等。这一步骤很重要，因为不同的原因会导致不同的处理方式。
与供应商协商：一旦确认退货原因，需要与供应商进行协商。协商的内容包括退货的具体方式、退货的时间和地点、退款金额及方式等。在协商过程中，可以提出合理的要求，如退货运费由供应商承担、退款方式为原支付方式等。
办理退货手续：根据协商的结果，办理退货手续。这包括填写退货申请表、包装好退货物品、安排物流等。在填写退货申请表时，要详细描述退货原因和退货物品的情况，并保留好退货物品的相关证明材料。
确认退款金额：一旦退货物品到达供应商，供应商需要对退货物品进行检查。根据检查结果，确定退款金额。如果退货物品符合退货条件，供应商应全额退款。
处理退款事宜：退款事宜可以由财务部门或相关部门负责处理。退款方式可以选择原支付方式退款或通过转账等方式退款。退款时要及时通知供应商，并保留好退款的相关证明材料。
更新采购记录：在处理完退货和退款事宜后，需要及时更新采购记录。这包括更新采购订单、退货申请表、退款记录等。及时更新采购记录可以方便后续的审计和查询。